Работник увольняется: что делать со спецодеждой?

15.04.2019

Вправе ли работодатель удержать при расчете с увольняемым работником стоимость спецодежды, которую тот не хочет возвращать? Может ли работодатель отказать в приеме изношенной спецодежды от работника, которого увольняют в связи с сокращением штата?

ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ РАБОТНИКОВ СПЕЦОДЕЖДОЙ

Трудовым законодательством обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить, в частности, приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. Выдаваемая работникам спецодежда должна пройти обязательную сертификацию или декларирование соответствия, без которых ее выдача сотрудникам не допускается.

В соответствии со ст. 219 ТК РФ каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной и коллективной защиты согласно требованиям охраны труда за счет средств работодателя.

В силу ст. 221 ТК РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства согласно типовым нормам, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену.

Требования к приобретению, выдаче, применению, хранению специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ и уходу за ними установлены Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н (далее – Меж¬отраслевые правила) (см. Письмо Минтруда РФ от 16.03.2016 № 15 2/ООГ-1049 «По вопросу обеспечения работников средствами индивидуальной защиты»).


В случае пропажи или порчи СИЗ в установленных местах их хранения по не зависящим от работников причинам работодатель выдает им другие исправные СИЗ. Работодатель обеспечивает замену или ремонт СИЗ, пришедших в негодность до окончания срока носки по причинам, не зависящим от работника (п. 25 Межотраслевых правил).

Напомним, что согласно Правилам финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма [Правила финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утв. Приказом Минтруда РФ от 10.12.2012 № 580н (действует в редакции от 31.10.2017)] в счет страховых взносов можно зачесть расходы на покупку спецодежды, спецобуви и других СИЗ согласно типовым нормам или результатам спецоценки условий труда.

Для всех отраслей экономики действуют:

– Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, утвержденные Приказом Минтруда РФ от 09.12.2014 № 997н;
– Нормы бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.1997 № 70;
– Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономики, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 20.04.2006 № 297.

Кроме того, для отдельных видов экономической деятельности действуют свои типовые нормы.

На основании абз. 2 ст. 221 ТК РФ работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также от особых температурных условий или загрязнения.

С учетом поправок, внесенных в Правила финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма Приказом Минтруда РФ от 29.04.2016 №201н, вступивших в силу 01.01.2018, возмещение расходов на спецодежду за счет взносов на травматизм возможно при соблюдении определенных условий: СИЗ должны быть отечественными, также российского производства должны быть материалы, из которых сшита спецодежда (Письмо ФСС РФ от 20.02.2017 № 02 09 11/16 05 3685). Однако в настоящее время Минтруд подготовил проект приказа, согласно которому возмещать расходы за счет средств ФСС можно будет и в отношении СИЗ, изготовленных не только в РФ, но и в государствах – членах Евразийского экономического союза.

ОТРАЖЕНИЕ СПЕЦОДЕЖДЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н (действует в редакции от 24.12.2010) утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее – Методические указания).

В бухгалтерском учете приобретение спецодежды за счет средств работодателя отражается на дату ее принятия к учету:

Если спецодежда приобреталась за счет средств ФСС, необходимо составить корреспонденцию счетов:

Дебет 69 Кредит 10/10 – стоимость спецодежды зачтена в счет уплаты страховых взносов.

Однако на практике уменьшение суммы страховых взносов на расходы на приобретение спецодежды возможно лишь после подачи документов и одобрения ФСС, что чаще всего происходит не только после приобретения, но и после передачи спецодежды работникам.

В этом случае можно составить следующие проводки:

Дебет 20, 23, 25 Кредит 10/10 – спецодежда отпущена в эксплуатацию (передана работникам);
Дебет 69 Кредит 20, 23, 25 – произведен зачет расходов в счет уплаты страховых взносов (после одобрения ФСС).

В случае приобретения специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты для работников за счет страховых взносов, подлежащих уплате в ФСС, суммы НДС, предъявленные продавцами этих товаров, не подлежат вычету. Дело в том, что согласно п. 2.1 ст. 170 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.11.2017 № 335 ФЗ) при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, имущественных прав, за счет субсидий и (или) бюджетных инвестиций, полученных налогоплательщиком из бюджетов бюджетной системы РФ, суммы НДС, предъявленные налогоплательщику либо фактически уплаченные им при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, не подлежат вычету. А в соответствии со ст. 10 БК РФ к бюджетам бюджетной системы РФ относятся в том числе бюджеты государственных внебюджетных фондов (Письмо Минфина РФ от 20.06.2018 № 03 07 11/42124).


При передаче спецодежды работникам составляется проводка (в случае единовременного списания – на дату выдачи работникам):

Дебет 20, 23, 25 Кредит 10/10 – спецодежда отпущена в эксплуатацию.

Бухгалтеру необходимо организовать документальный контроль наличия и сохранности спецодежды, выданной работникам. Для этого можно предусмотреть дополнительный забалансовый счет 12 «Специальная одежда, переданная в эксплуатацию». Тогда после выдачи спецодежды работникам следует составить проводку: Дебет 012 Кредит – – стоимость списанной спецодежды отражена за балансом.

При равномерном списании расходов на приобретение спецодежды оформляются проводки:

Дебет 10/11 Кредит 10/10 – спецодежда выдана работникам (на дату выдачи);
Дебет 20, 23, 25 Кредит 10/11 – отражено погашение части стоимости спецодежды (ежемесячно равными долями в течение срока носки).

Что касается налогового учета, согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ организация вправе самостоятельно определить и закрепить в учетной политике порядок признания материальных расходов в виде стоимости спецодежды. Следовательно, в целях сближения бухгалтерского и налогового учета спецодежду можно признать либо активом (в налоговом учете – материальный расход), стоимость которого постепенно списывается, либо расходом, признаваемым в полной оценке сразу списанного актива.

Признать расходы на приобретение спецодежды при исчислении налога на прибыль можно при условии соответствия расходов нормам ст. 252 НК РФ и положениям трудового законодательства (письма ФНС РФ от 22.09.2017 № СД-4-3/19054, Минфина РФ от 19.08.2016 № 03 03 06/1/48743, от 08.04.2016 № 03 03 06/1/20165).

По правилам ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления материальных расходов признается дата передачи в производство сырья и материалов, приходящихся на товары (работы, услуги), то есть материальные расходы в налоговом учете признаются единовременно.

Если расходы на приобретение спецодежды были профинансированы за счет средств ФСС (отнесены на уменьшение суммы страховых взносов), данные расходы не учитываются при налогообложении прибыли, так как осуществлены за счет целевого финансирования (п. 17 ст. 270 НК РФ).

Оперативный учет спецодежды. Согласно абз. 1 п. 13 Меж¬отраслевых правил работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль выдачи работникам СИЗ в установленные сроки.
В Методических указаниях оперативному учету специальной одежды посвящен одноименный разд. VII.

Под ведением оперативного учета подразумевается в первую очередь отражение в личных карточках факта выдачи работникам и возврата ими спецодежды. Форма личной карточки приведена в приложении к Межотраслевым правилам. Карточки заводятся на каждого работника в отдельности, в них указываются срок носки и процент годности СИЗ на момент выдачи.

В приложении к Межотраслевым правилам закреплено право работодателя на учет выдачи работникам специальной одежды с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Работодатель вправе организовать выдачу работникам СИЗ и их сменных элементов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуются персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданных ему СИЗ в электронной форме карточки учета выдачи СИЗ (п. 13 Межотраслевых правил в редакции Приказа Минтруда РФ от 12.01.2015 № 2н).


С целью установления контроля за сроками нахождения специальной одежды в производстве (эксплуатации) на ней можно ставить штамп с указанием даты выдачи работникам.

Можно ли взыскать с работника стоимость спецодежды при увольнении?

Спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату. Работодатель вправе взыскать с работника при увольнении стоимость спецодежды, но только в случае, если работник сам не вернет ее.

Обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб закреплена в ст. 238 ТК РФ. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

За причиненный работодателю ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 241 ТК РФ).

В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в конкретной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей его средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя (ст. 248 ТК РФ). Важно помнить, что распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

В бухгалтерском учете организации компенсация за спецодежду, которая удерживается с работника при его увольнении в связи с оставлением у него спецодежды, отражается проводкой: Дебет 73 Кредит 91/1 – отражена задолженность по возмещению стоимости спецодежды.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма ущерба, подлежащего взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Следует отметить, что обязательным условием взыскания с работника суммы причиненного работодателю ущерба является определение размера такового. В Апелляционном определении от 09.02.2015 по делу № 33 1150/15, А-12 Красноярский краевой суд не удовлетворил требование работодателя, который хотел возместить ущерб, причиненный работником: последний в период работы получил специальную одежду, специальную обувь и иные СИЗ, которые при увольнении не возвратил в полном объеме.

Рассматривая дело, суд обратил внимание, что материальный ущерб заявлен работодателем исходя из общей стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, при этом отсутствовали сведения о степени его износа. В связи с этим арбитры указали на отсутствие достоверных доказательств факта причинения материального ущерба работником и размера ущерба, поскольку в установленном законом порядке работодатель не определил размер прямого действительного ущерба исходя из стоимости СИЗ с учетом степени их износа на день причинения ущерба (дату увольнения ответчика). Кроме того, в представленных истцом личных карточках учета выдачи средств индивидуальной защиты отсутствовали сведения о сроке носки СИЗ, выданных работнику, не был указан процент их годности на момент выдачи.

С учетом данных обстоятельств, отсутствия надлежащего контроля работодателя за своевременной сдачей СИЗ по окончании сроков носки, неуведомления работника надлежащим образом о порядке сдачи (возврата) работодателю изношенной спецодежды суд пришел к выводу об отсутствии законных оснований для взыскания с ответчика заявленной истцом суммы материального ущерба.

Можно ли удержать стоимость спецодежды, не возвращенной работником при увольнении, из его зарплаты? В Обзоре актуальных вопросов за июнь 2018 года Роструд разъяснил: если работник отказывается вернуть спецодежду при увольнении, удержать ее стоимость из полагающихся ему выплат без согласия работника нельзя.

В этой ситуации следует обратиться в суд. Срок исковой давности – год. При этом в локальном акте работодателя должен быть прописан порядок возврата спецодежды или возмещения ее стоимости. Кроме того, для судебного разбирательства потребуется первичная документация, подтверждающая дату выдачи спецодежды и ее стоимость.

Правомерны ли действия работодателя, который хочет удержать с доходов сокращаемого работника остаточную стоимость спецодежды, хотя работник готов ее вернуть? Работодатель не может отказать работнику в приеме изношенной спецодежды, сдаваемой им на склад. Кроме того, он не вправе вычитать из зарплаты работника стоимость спецодежды, так как действующим законодательством в перечне оснований для удержания денежных средств из заработной платы работника не предусмотрено такое основание, как сильная степень изношенности спецодежды (ст. 137 ТК РФ).

Списание спецодежды при увольнении работника. На основании п. 30, 31 Методических указаний списание спецодежды возможно, в частности, при ее моральном и физическом износе. Если инвентаризационная комиссия установит, что спецодежда, возвращенная работником при увольнении, изношена и непригодна для дальнейшего использования, не учтенную в расходах стоимость спецодежды можно единовременно списать на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или счет 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Нарушение порядка списания спецодежды и СИЗ может быть признано грубым нарушением требований к правилам ведения бухгалтерского учета, за что предусмотрена административная ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ.


* * *

Спецодежда является собственностью работодателя. Следовательно, при увольнении работник обязан вернуть ему полученную специальную одежду. В противном случае работодатель вправе взыскать с работника ее стоимость за вычетом износа. По мнению Роструда, без согласия работника удерживать из его заработной платы суммы в возмещение стоимости спецодежды нельзя. Если работник не согласен возместить стоимость не возвращенной им спецодежды, вопрос следует решать в судебном порядке.